Datenschutzerklärung Zentrales Testamentsregister

Die Bundesnotarkammer (nachfolgend „BNotK“ oder „wir“) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung soll dazu dienen, Sie über die Art, den Umfang, den Ort und die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Zentralen Testamentsregisters (nachfolgend „ZTR“) zu informieren.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Datenschutzrechts ist die BNotK. Sie können uns wie folgt erreichen:

Bundesnotarkammer K.d.ö.R.
Mohrenstraße 34
10117 Berlin

Telefon +49 (0)30 - 38 38 66 0
Telefax +49 (0)30 - 38 38 66 88
E-Mail info@testamentsregister.de

2. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der BNotK können Sie wie folgt erreichen:

Datenschutzbeauftragter
c/o Bundesnotarkammer
Mohrenstraße 34
10117 Berlin
Telefon +49 (0)30 – 38 38 66 0
Telefax +49 (0)30 – 38 38 66 66
E-Mail datenschutz@bnotk.de

3. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir uns streng an die gesetzlichen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU) Nr. 2016/679 (nachfolgend „DS-GVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes (nachfolgend „BDSG“). Im ZTR werden die folgenden personenbezogene Daten deshalb nur insoweit verarbeitet, wie dies gesetzlich erlaubt ist. Dies gilt auch für die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten.

Das Zentrale Testamentsregister existiert seit dem 01. Januar 2012 und wird durch die BNotK geführt. Es enthält Verwahrangaben zu sämtlichen erbfolgerelevanten Urkunden, die Notarinnen und Notare in Ihrem Auftrag errichten oder die in gerichtliche Verwahrung gelangen. In einem Sterbefall wird das ZTR von Amts wegen auf vorhandene Testamente und andere erbfolgerelevante Urkunden geprüft. Wir informieren anschließend das zuständige Nachlassgericht, ob und welche Verfügungen von Todes wegen zu beachten sind. Dadurch sorgen wir für eine schnelle und effiziente Durchführung des Nachlassverfahrens und sichern zudem Ihren letzten Willen.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DS-GVO in Verbindung mit den §§ 78c ff. Bundesnotarordnung, der Testamentsregister-Verordnung und ggf. der Testamentsregister-Gebührensatzung sowie für die Aufbewahrungspflichten § 257 Absatz 4 Handelsgesetzbuch in Verbindung mit § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung.

Die nachfolgenden personenbezogenen Daten werden bei Registrierung, Umzug und Rückgabe einer erbfolgerelevanten Urkunde, bei (erweiterten) Berichtigungen und Löschungen (Röten) von Eintragungen sowie bei Korrekturen der Datenbank verarbeitet:

a) Ihre Stamm- bzw. Kontaktdaten

• Stammdaten (Familienname, Vorname(n), Anrede)
• Geburtsdaten (Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort, Geburtsland, Geburtsstandesamt, Geburtenregisternummer)
• Adressdaten (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort, Adresszusatz)

Diese Daten dienen zu Ihrer Identifizierung; insbesondere die Geburtenregisternummer in Verbindung mit dem Geburtsstandesamt ist das wichtigste und eindeutigste Identifizierungsmerkmal. Wir erhalten diese personenbezogenen Daten bei der Registrierung einer erbfolgerelevanten Urkunde durch Notarinnen und Notare oder durch das Gericht.

b) Daten der erbfolgerelevanten Urkunde

• Urkunderollennummer, zukünftig: Urkundenverzeichnisnummer
• Art der Urkunde (Testament, gemeinschaftliches Testament, Erbvertrag oder sonstige Urkunde)
• Datum der Errichtung der Urkunde

Durch diese Daten kann die Existenz einer erbfolgerelevanten Urkunde nachvollzogen werden. Zudem dient die Urkundenrollennummer (zukünftig: Urkundenverzeichnisnummer) der Auffindbarkeit, da Notarinnen und Notare immer unter dieser Nummer verwahren. Der Inhalt und die Urkunde selbst werden hingegen nicht im ZTR verarbeitet. Dies beruht auf dem Grundsatz der Datenminimierung gem. Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c) DS-GVO.

c) Verwahrangaben

• Verwahrstelle (Gericht, Notar)
• Datum und Art der Inverwahrnahme
• Verwahrtyp
• ZTR-Verwahrnummer
• Aktenzeichen/Verwahrkennzeichen

Diese Daten dienen ebenfalls der Auffindbarkeit der erbfolgerelevanten Urkunde. Nach der Registrierung wird dieser ein gültiges Amtsgericht als Verwahrstelle zugeordnet. Sobald eine erbfolgerelevante Urkunde registriert wurde, stellen wir Ihnen eine Registrierungsbestätigung zur Verfügung. Die darin enthaltenen Verwahrangaben wurden in das ZTR übernommen. Zudem erzeugt das ZTR selbst bei jeder Registrierung eine Registernummer sowie eine ZTR-Verwahrnummer für Urkunden in besonderer amtlicher Verwahrung. Nur wenn beim Amtsgericht ein eigenes Nummernsystem beibehalten wird, muss das Amtsgericht das entsprechende eigene Verwahrkennzeichen angeben.

d) Zahlungsdaten

• Rechnungsdaten (Name, Vorname, Rechnungsnummer, Gläubiger-ID,
• SEPA-Mandatsreferenz, Betrag)
• Kontodaten (IBAN, BIC und Kreditinstitut (automatisch generiert))
• Adressdaten (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)
• Urkundenrollennummer, zukünftig: Urkundenverzeichnisnummer

Diese Daten werden zur Rechnungserstellung und zum –versand benötigt, andernfalls kann der Zahlungsprozess ggf. nicht abgeschlossen werden.

e)  Weitere Daten bei der Verarbeitung im Zentralen Testamentsregister

Darüber hinaus werden bei bestimmten Vorgängen zusätzlich folgende personenbezogene Daten von Ihnen erhoben:

(1) historische Einträge im Register-/Verwahrverlauf

• Datum und Uhrzeit der Aktivität
• Art des Vorgangs
• durchgeführt von
• Eingangsbestätigung
• Datum der Rückgabe
• Status
• Beauskunftung

Bei allen Aktivitäten (z.B. Neuregistrierung, Umzug, Rückgabe, Löschung - „Röten“ -, notarielle Verwahrung, besondere amtliche Verwahrung) werden historische Einträge im Register- oder Verwahrverlauf automatisch vom System erstellt. Diese historischen Einträge sind Protokolle, welche die oben aufgeführten Daten beinhalten. Die historischen Einträge dienen dazu, den aktuellen Status bzw. Verwahrstelle einer Registrierung transparent auszuweisen und historisch aufzuzeigen, was bisher mit der Registrierung geschah bzw. wo die Urkunde verwahrt war. Die Protokolldaten dienen der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung und der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Registerbetriebs.

(2) Registerabfragen

• Datum der Abfrage
• Geschäftszeichen
• Benutzer der Abfrage sowie Art des Vorgangs
• durchgeführt von
• Beauskunftung

Alle unter a) bis c) aufgeführten personenbezogenen Daten können auch bei Registerabfragen eingesehen werden. Mit Ihrer Einwilligung ist es nur Notarinnen und Notaren oder einem Mitarbeitenden von Gerichten unter Angabe des Geschäftszeichens möglich, alle im ZTR vorgenommenen Registrierungen nach bestimmten erbfolgerelevanten Urkunden elektronisch zu durchsuchen und aus dem Suchergebnis heraus alle für den Eintrag registrierten Daten (inklusive der historischen Einträge) einzusehen. Ohne Ihre Einwilligung können nur eigenbeurkundete Eintragungen durch Notarinnen und Notare oder Gerichte abgefragt werden. Die Registerabfragen dienen der Beauskunftung. Jede Registerabfrage wird im ZTR als Historieneintrag mit den oben aufgeführten Daten protokolliert. Die Aufsichtsbehörde führt regelmäßig eine Revision in den Notarbüros durch und kontrolliert stichprobenartig, wer, wann und aus welchem Grund eine Registerabfrage vollzogen hat.

(3) Auskunftsersuchen nach Art. 15 der DS-GVO

• Ausweisdaten (Ausweisnummer, Staatsangehörigkeit, Datum der Ausweisgültigkeit, Datum der Ausweisstellung, Größe, Augenfarbe, Unterschrift, Passbild)

Mit dem Auskunftsbegehren nach der DS-GVO können Sie Auskunft darüber verlangen, ob und in welchem Umfang Ihre personenbezogenen Daten im ZTR verarbeitet werden. Zur Identitätsfeststellung und Legitimationsprüfung, also zur Feststellung und Prüfung, ob Sie wirklich der berechtigte Antragssteller sind, verarbeiten wir die Daten Ihrer Ausweiskopie. Diese Daten werden nach erfolgter Identifizierung sofort gelöscht bzw. vernichtet.

(4) Gericht oder Notar sendet Urkunde im Sterbefall ans Nachlassgericht

• zuständiges Nachlassgericht

Nach der Zuordnung des Sterbefalls zur Registereintragung wird die Verwahrstelle automatisch per ZTR-Mitteilung darüber informiert, dass sie eigenverwahrte Urkunden an das zuständige Nachlassgericht zu übersenden hat. Nur so kann das zuständige Nachlassgericht im Nachlassverfahren auf die relevanten Daten zurückgreifen.  

4. Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich so lange auf, wie es für die Zwecke, für die sie gemäß dieser Datenschutzerklärung erhoben wurden, erforderlich ist. Folgende Löschfristen werden von uns verwendet:

a) die im ZTR registrierten Daten (Ihre personenbezogenen Daten, Daten der     erbfolgerelevanten Urkunde, Verwahrangaben)

Ihre im ZTR registrierten Daten werden gemäß § 78d Abs. 1 Satz 2 BNotO mit Ablauf des 30. auf die Sterbefallmitteilung gemäß § 78e Satz 1 BNotO folgenden Kalenderjahres gelöscht. Bei (erweiterter) Berichtigung/Löschung (Röten), Datenbankkorrektur, Umzug von Eintragungen werden Ihre Daten nicht gelöscht. Es erfolgt lediglich eine Statusänderung.

b) Zahlungsdaten

Die Speicherdauer für die Zahlungsdaten richtet sich nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB analog und beträgt zehn Jahre.

c) historische Einträge im Register- und Verwahrverlauf

Eine Löschung der historischen Einträge findet nicht statt. Andernfalls wäre nicht nachvollziehbar, welche Aktivitäten zu dem Registereintrag vorgenommen wurden und wo die erbfolgerelevante Urkunde verwahrt wird.

d) Registerabfragen

Die Protokolldaten zu den Registerabfragen werden gemäß § 8 Abs. 3 Satz 2 ZTRV mit Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Registerabfrage gelöscht.

e) Auskunftsersuchen nach Art. 15 DS-GVO

Die Daten der Ausweiskopie und die Ausweiskopie selbst werden sofort nach der Identitätsprüfung und der Legitimationsfeststellung vernichtet. Abgeschlossene Auskunftsersuchen (u.a. auch das Antragsformular) werden fünf Jahre in Papierform aufgehoben und dann vernichtet.

f) Datenbank-Korrektur

Ihre Daten werden nicht gelöscht. Es erfolgt lediglich eine Statusänderung.

g) Sterbefallmitteilung

Die Speicherdauer für die Sterbefallmitteilung richtet sich nach § 78d Abs. 1 Satz 2 BNotO. Die gespeicherten Daten werden mit Ablauf des 30. auf die Sterbefallmitteilung folgenden Kalenderjahres gelöscht. Daten zu Sterbefallmitteilungen, die nicht nach § 6 Abs. 2 Satz 3 ZTRV gelöscht werden, werden sechs Monate nach Eingang bei der Registerbehörde gelöscht, wenn keine die Sterbefallmitteilung betreffenden Verwahrangaben im ZTR registriert sind. In allen übrigen Fällen gelten für die Löschung von Sterbefallmitteilungen und Daten, die Verwahrangaben gemäß § 1 ZTRV betreffen, § 78d Abs. 1 Satz 2 BNotO.

5. Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns erfolgt ausschließlich in
Deutschland.

Eine Übermittlung aller personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt:

• Dienstleister, die mit der Wartung und Pflege des ZTR sowie des Warenwirtschaftsystems beauftragt worden sind
• Gerichte bei Urkundenregistrierungen, -berichtigungen, -korrekturen, Löschungen, Umzüge, Rückgabe, aufgrund der besonderen oder erneuten amtlichen Verwahrung, Aktenverwahrung, Wiederverwahrung und Umzug einer Urkundenregistrierung, aufgrund unserer Pflichten nach §§ 78d, 78f BNotO, bei einer Abfrage und Beauskunftung einer eigenbeurkundeten Eintragung
• Notarinnen und Notare, bei Urkundenregistrierungen, -berichtigungen, -korrekturen, Löschungen, Rückgabe, aufgrund der notariellen oder besonderen amtlichen Verwahrung, aufgrund unserer Pflicht nach § 78f BNotO, bei einer Abfrage und Beauskunftung einer eigenbeurkundeten Eintragung
• Verwahrstellen aufgrund der Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtung nach § 7 der Verordnung zur Einrichtung und Führung des ZTR
• Notarkammern aufgrund der Übersendung von verwahrten Urkunden im Sterbefall mit Begleitschreiben an das zuständige Nachlassgericht

6. Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die BNotK bestehen (bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen) folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Löschung (Art. 17 DS-GVO) soweit dem nicht Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b) DS-GVO entgegensteht.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu Ihren Rechten oder zu deren Ausübung an info@testamentsregister.de.

7. Beschwerderecht

Außerdem steht Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Beschwerderecht bei der für uns in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 131
53117 Bonn